Acheter des prestations informatiques – #2 – le cahier des charges

Le cahier des charges est un incontournable de la gestion de projets. Un point de départ en somme. C’est aussi un des documents les plus critique, notamment dans le cadre de projets réalisés au forfait par des prestataires de services. Je vais tenter dans cet article de vous donner quelques recettes et de vous indiquer les écueils à éviter pour produire un bon cahier des charges.

Cet article fait partie de la série : Acheter des prestations informatiques.

L’importance du cahier des charges

Le cahier des charges doit comporter plusieurs éléments :

  • pourquoi ce projet ? c’est le contexte,
  • qui est impliqué dans ce projet ?,
  • comment désirez vous voir réaliser ce projet (quelles technologies et surtout de quelles façons les fonctions seront mises en œuvre).

C’est cette dernière partie qui pose problème. On est souvent capable d’expliquer pourquoi on veut intranet et qui sera impliqué dans ce projet. Mais il est moins évident de détailler précisément les fonctions et les technologies adaptées au projet.

Le cahier des charges est, dans bien des contextes, l’élément clé de la réussite de votre projet au forfait.

Erreurs classiques

  • La lettre au père Noël : j’en ai déjà parlé, je vous invite donc à lire l’article en question. Soyez vigilant même dans l’expression des besoins ; si cela vous pose problème, faites vous accompagner par une personne familière de l’exercice.
  • La sous-spécification : 4 pages pour votre nouvel intranet … c’est surement trop léger. A l’inverse, la sur-spécification est rarement un problème si le dialogue avec la future maitrise d’œuvre est de bonne qualité en phase d’avant projet. Si vous ne pensez pas être capable de bien décrire votre projet, envisager une régie ou le recours à une assistance à maitrise d’ouvrage.

Attention, soyez conscient que les éditeurs de logiciels, ou d’offres packagées, seront relativement performants sur des cahiers des charges ayant les deux défauts ci-dessus. En effet, ces acteurs ont pu roder un discours marketting permettant un effort moins important que ceux devant concevoir une offre spécifique.

  • La mission impossible : tentez de considérer la faisabilité technique de votre projet. Par exemple, des projets similaires ont ils été réalisés (dans d’autre contexte voir d’autres entreprises) ?

Comment optimiser son cahier des charges

  • Donnez le maximum de précisions, un cahier des charges est exhaustif et ne doit laisser aucune place à l’ambigüité ou l’interprétation. Indiquez donc précisément le périmètre du projet et vos attentes. Par exemple, « le site internet devra être rapide et ergonomique » ne veut rien dire dans un contexte de cahier des charges. Décrivez précisément chacune des fonctions ; des outils spécialisés peuvent être employés comme UML ou plus simplement le storyboard (satisfaisant dans 95% des cas).
  • Faites l’estimation la plus précise possible du budget. Cela vous permettra de comparer plus aisément les propositions que l’on vous fera. En effet, il faut tout autant se méfier d’une offre trop chère que d’une sous évaluée. Cela vous indiquera également si vous avez le budget pour mener à bien ce projet.
  • Considérez les difficultés techniques et tentez de les aplanir. Par exemple si vous estimez que votre projet passe par le choix d’une brique technique, faite ce choix en amont. Il faut absolument éviter les : on va « benchmarker les prestataires » et les « laissons voir ce qu’ils nous proposent » sous peine de n’avoir aucune visibilité lors de votre processus de choix.
  • De même, cadrez au mieux les réponses des candidats (si il y a lieu). Préciser le plan de leur mémoire technique et les éléments qui vous permettront de faire une comparaison aisée (tarifs journaliers, profils demandés …).
  • Restez à l’écoute des questions et des critiques et amorcez un dialogue avec la future MOE. Un bon prestataire pourra, par exemple, vous faire remarquer qu’une fonctionnalité coûte bien trop chère par rapport à la valeur que vous comptez en retirer. Il pourra aussi vous proposer des choix alternatif intéressant. Soyez ouverts ! Cela vous permettra également de vous faire une idée des compétences de vos futures collaborateurs.

Des compromis mais du réalisme !

Ecrire un cahier des charges est un exercice difficile qui a un coût bien réel. Si vous m’avez suivi, le recueil du besoin, bien évidemment nécessaire, ne sera pas suffisant : il faudra pousser plus loin votre réflexion. Toutefois, il faut bien à un moment se décider à diffuser votre document, comment savoir s’il est prêt ou pas ? Pour cela, imaginez vous simplement à la place du lecteur. Le cahier des charges devant ses yeux est il clair ou suscite t’il des questions ? En réalité, il en provoquera toujours ; l’idée est de s’approcher le plus possible d’un bon résultat et d’affiner le document au maximum en phase d’avant projet.

L’objectif d’un cahier des charges reste double : décrire votre projet et permettre à des équipes de se positionner efficacement dessus mais également donner envie à vos collaborateurs ou aux prestataires de s’engager auprès de vous !

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